Allegato Tecnico

Documento parte integrante dei Termini e Condizioni del servizio CRM Trasporti.

1. Descrizione del servizio

CRM Trasporti è un software gestionale in modalità SaaS (Software-as-a-Service) verticale per le aziende italiane di autotrasporto merci, spedizione e logistica. È progettato per imprese da 1 a 110 mezzi, con possibili estensioni per cooperative, consorzi e flotte multi-azienda; oltre tale soglia il Servizio è erogato alle condizioni indicate nel Modulo d'Ordine.

2. Requisiti tecnici lato Cliente

• Browser moderno con supporto a JavaScript ES2022 (Chrome 110+, Firefox 110+, Safari 16+, Edge 110+)
• Connessione Internet a banda larga (consigliato >5 Mbps in download)
• Risoluzione minima schermo: 1280×720
• Per l'app autista (PWA): Android 9.0+ o iOS 14+ con browser moderno (Chrome / Safari)
• Indirizzo email valido per ricezione notifiche

3. Funzionalità incluse, moduli base

3.1 Gestione anagrafiche

• Anagrafica clienti / committenti (illimitata)
• Anagrafica fornitori (officine, fuel card, gomme, lavaggi)
• Anagrafica mezzi: targa, telaio, marca/modello, alimentazione, portata, tipologia, costi/km, ammortamento
• Anagrafica autisti: dati personali, patenti, scadenze, contratto, tariffa interna
• Anagrafica rimorchi e semi-rimorchi
• Listini personalizzati per cliente, mezzo, tipologia merce
• Validazione P. IVA in tempo reale
• Rilevamento duplicati
• Import/export Excel di tutte le anagrafiche

3.2 Gestione viaggi

• Creazione, modifica, cancellazione viaggi
• Stato viaggio: pianificato, in carico, in viaggio, scaricato, consegnato, annullato
• Calcolo automatico km, ore, costi per ogni viaggio (carburante, pedaggi, autista, ammortamento)
• Marginalità per viaggio, cliente, mezzo, autista
• Invio del viaggio all'autista su WhatsApp in 1 click, oppure notifica nell'app per chi la usa
• Conflitti automatici (autista in ferie, mezzo in revisione, sovrapposizioni di orari)

3.3 Documenti di trasporto

• Generazione DDT (Documento Di Trasporto) digitale
• Stampa o invio digitale al cliente
• Archiviazione dei documenti emessi nel Servizio, con conservazione a norma limitatamente ai Clienti che attivano il relativo servizio, alle condizioni indicate al punto 3.6

3.4 Scadenzario

• Scadenze mezzo: revisione, bollo, RCA, ATP, idoneità, manutenzioni
• Scadenze autista: patente, CQC, ADR, visita medica, idoneità psicofisica
• Scadenze azienda: Albo Autotrasportatori, fideiussione, idoneità finanziaria, DURC
• Avvisi via email a 60, 30 e 7 giorni prima, e il giorno dopo se la scadenza è passata, secondo l'art. 17 delle Condizioni Generali
• Allegato documenti (PDF, foto) a ogni scadenza
• Storico interventi e rinnovi

3.5 Tachigrafo digitale — in arrivo

Il modulo non è ancora disponibile e non è compreso nel canone: quanto segue descrive le funzioni previste, che non sono oggetto di obbligazione fino alla loro pubblicazione in questo Allegato come funzioni attive. Oggi il Servizio registra le sole scadenze legate al cronotachigrafo — carta del conducente, revisione periodica dello strumento, data dell'ultimo scarico — nello scadenzario di cui al punto 3.4.

• Upload file .DDD/C1B
• Parsing automatico ore guida UE Reg. 561/2006
• Archiviazione 24 mesi a norma
• Report ore guida settimanale per autista
• Alert preventivi (tier PMI+): "Mario, tra 30 minuti sfori le ore di guida", nei limiti indicati subito sotto
• Lettera di richiamo automatica (tier PMI+) per violazioni ricorrenti, nei limiti indicati subito sotto

Gli alert preventivi e la lettera di richiamo elaborano dati estratti dal tachigrafo e riferiti a persone identificabili. Nella misura in cui servono alla valutazione della prestazione o a finalità disciplinari — è per definizione il caso della lettera di richiamo — il loro utilizzo esula dalle finalità imposte dal Reg. (UE) 165/2014 e dalla disciplina dei tempi di guida e riposo, ricade nell'art. 4 della L. 300/1970 ed è soggetto agli adempimenti dell'art. 40.1 delle Condizioni Generali, ai sensi dell'art. 40.4. Il Cliente attiva tali funzioni solo dopo avervi adempiuto; l'accertamento resta di sua esclusiva competenza. Il presente limite si applicherà dal momento in cui le funzioni saranno rese disponibili.

3.6 Fatturazione elettronica SDI

• Generazione XML SDI da viaggi completati (1 click)
• Invio Sistema di Interscambio + ricezione notifiche
• Riemissione automatica in caso di scarto SDI
• Conservazione sostitutiva 10 anni conforme alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, applicabili dal 1° gennaio 2022 (per i Clienti che attivano la conservazione)
• Esportazione XML/PDF in qualsiasi momento

Il soggetto che esegue materialmente la conservazione e, ove si tratti di conservatore accreditato, i relativi estremi sono indicati nel Modulo d'Ordine sottoscritto dal Cliente.

3.7 Cash flow e incassi (tier PMI+)

• Pipeline committenti: attivi, da risollecitare, a rischio, persi
• DSO (Days Sales Outstanding) per cliente in tempo reale

Non sono disponibili, e non sono oggetto di alcuna obbligazione, il sollecito automatico graduato fino alla diffida via PEC e il calcolo automatico degli interessi di mora ex D.Lgs. 231/2002 e della clausola gasolio: il Servizio segnala gli scaduti e i giorni medi di incasso, ma non invia solleciti per conto del Cliente e non calcola interessi.

3.8 App autista, non obbligatoria

• Chi la vuole se la scarica; chi non la usa riceve il viaggio su WhatsApp già scritto, oppure la bolla precompilata stampata
• Installazione dal browser (no App Store)
• Lista viaggi assegnati con dettaglio carico/scarico
• Foto DDT/CMR dalla fotocamera
• Aggiornamento stato in 1 tap
• Permessi limitati: l'autista vede solo i SUOI viaggi

L'applicazione richiede il collegamento a internet: non è disponibile una modalità non in linea con sincronizzazione differita, e le operazioni compiute senza collegamento non vengono conservate. Le fotografie non riportano la posizione: l'applicazione non richiede il permesso di localizzazione e il Servizio non conserva dati di posizione, secondo quanto dichiarato al paragrafo «Funzioni di conformità per la geolocalizzazione» del presente Allegato.

3.9 Gestione utenti e permessi

• Multi-utente con ruoli predefiniti: Titolare, Ufficio, Dispatcher, Autista, Contabile esterno
• Permessi granulari per pagina/azione
• Multi-tenant gerarchico: organizzazione, spazio di lavoro, utenti
• (Tier Flotta+) Multi-sede / multi-filiale all'interno della stessa organizzazione
• Autenticazione a due fattori (TOTP): in arrivo, non ancora disponibile
• Audit log immutabile
• Esportazione audit log in CSV per il Cliente

4. Add-on a pagamento

• Modulo RENTRI / FIR digitale, generazione xFIR via API RENTRI per trasporto rifiuti (uso esclusivo del formulario digitale dal 15 settembre 2026)
• Storage extra, oltre la quota inclusa nel piano

I moduli aggiuntivi sono attivi solo se indicati nel Modulo d'Ordine. Il corrispettivo di ciascuno di essi è esclusivamente quello indicato nel Modulo d'Ordine, ai sensi dell'art. 13.1 delle Condizioni Generali. Il presente Allegato non determina corrispettivi.

Non sono oggi disponibili, né in abbonamento né come modulo aggiuntivo, e non sono pertanto oggetto di alcuna obbligazione: il modulo eCMR per le lettere di vettura elettroniche ai sensi del Reg. (UE) 2020/1056, il modulo ADR per le merci pericolose, il modulo ATP per il trasporto in regime di temperatura controllata. Se e quando saranno realizzati, compariranno in questo Allegato come funzioni attive, con la relativa versione, e potranno essere acquistati: fino ad allora non sono acquistabili e non figurano in alcun listino.

5. Integrazioni

• Estrazione automatica dei dati dai documenti caricati dal Cliente: da un file allegato (anagrafiche da elenchi, ordini e mandati di trasporto, fatture ricevute) il Servizio propone i record corrispondenti, che restano da confermare prima del salvataggio. La funzione è riservata ai Clienti con un piano a pagamento attivo e consuma la quota mensile di elaborazione compresa nel piano, condivisa con l'assistente interno: a quota esaurita l'estrazione si arresta fino al rinnovo mensile della quota o all'acquisto di quota aggiuntiva. Il Fornitore non garantisce un numero minimo di documenti elaborabili
• Esportazione dei dati verso lo studio contabile nei formati indicati nella tabella «Formati di esportazione» del presente Allegato

Non è attiva alcuna altra integrazione con sistemi di terzi. In particolare non sono disponibili, e non sono oggetto di alcuna obbligazione: l'import automatico dei transiti Telepass; l'import dei movimenti delle carte carburante (DKV, UTA, Q8, IP, Esso e altre); le integrazioni telematiche e GPS con dispositivi di bordo o sistemi di terzi, coerentemente con quanto dichiarato al paragrafo «Funzioni di conformità per la geolocalizzazione» del presente Allegato; le borse carichi (Trans.eu, Timocom e altre); le interfacce applicative (API) accessibili al Cliente per integrazioni proprie; i tracciati di esportazione dedicati a specifici gestionali contabili. I dati si esportano nei formati generali indicati più avanti, che sono leggibili da qualunque foglio di calcolo e da qualunque gestionale che accetti CSV.

5-bis. Funzionalità Essenziali

Sono Funzionalità Essenziali, ai sensi dell'art. 1 delle Condizioni Generali, le sole funzioni indicate nella tabella che segue, e limitatamente ai Moduli attivati nel Modulo d'Ordine. La loro soppressione integra modifica significativa ai sensi dell'art. 11.3; la loro inutilizzabilità, in assenza di soluzione alternativa praticabile, integra Malfunzionamento Bloccante. Le funzioni non elencate, comprese quelle accessorie, di comodità, di reportistica e di integrazione con sistemi di terzi, non sono Funzionalità Essenziali.

6. Limiti tecnici per piano

Salvo quanto diversamente indicato nel Modulo d'Ordine sottoscritto dal Cliente, ai sensi dell'art. 13.1 delle Condizioni Generali, si applicano i limiti seguenti:

Il superamento comporta il passaggio al piano superiore o un Modulo d'Ordine integrativo, secondo l'art. 14.1 delle Condizioni Generali.

Sono parimenti indicati nel Modulo d'Ordine i limiti di utilizzo delle interfacce applicative (API) richiamati dall'art. 6.5 delle Condizioni Generali, per i Clienti che abbiano attivato il relativo modulo. Resta ferma la facoltà del Fornitore, prevista dal medesimo art. 6.5, di applicare limiti di frequenza alle chiamate.

7. Service Level Agreement (SLA)

• Disponibilità mensile garantita: nella misura indicata dall'art. 10.1 delle Condizioni Generali, con le esclusioni dall'art. 10.3 e il rimedio dell'art. 10.4
• Presa in carico delle segnalazioni: nei termini della tabella dell'art. 9.2 delle Condizioni Generali, calcolati sugli orari di copertura dell'assistenza di cui all'art. 9.1, che comprendono la sera, il sabato e la domenica mattina. I tempi di risoluzione non sono garantiti, ai sensi dell'art. 9.4
• Copie di sicurezza: orarie e giornaliere, secondo la tabella «Obiettivi di ripristino» del presente Allegato
• Recovery Point Objective (RPO) e Recovery Time Objective (RTO): nella misura indicata dalla tabella «Obiettivi di ripristino» del presente Allegato, richiamata dall'art. 10.7 delle Condizioni Generali

8. Sicurezza

Il dettaglio delle misure di sicurezza tecniche e organizzative è descritto nell'Atto di Nomina Responsabile del Trattamento, art. 6. In sintesi:

• TLS 1.2/1.3 in transito; a riposo, cifratura AES-256-GCM con chiave dedicata dei campi che contengono il codice fiscale delle persone fisiche registrate come autisti o dipendenti, l'IBAN, le credenziali di accesso alle caselle di posta e i certificati. Il dettaglio, compresi i campi che non sono cifrati e il perché, è all'art. 6.1 dell'Atto di Nomina
• Isolamento fra i dati di clienti diversi garantito dal filtro applicativo per spazio di lavoro, applicato a ogni lettura e a ogni scrittura. Il livello di isolamento a livello di base di dati (Row Level Security PostgreSQL) è predisposto e non ancora attivo. L'efficacia delle misure è verificata periodicamente; nessuna misura tecnica elimina il rischio in modo assoluto
• Autenticazione: password conservate come hash scrypt (N = 16384, r = 16, p = 1, dkLen = 64) con sale casuale per utente; limitazione della frequenza dei tentativi di accesso per indirizzo IP
• Audit log immutabili
• WAF Cloudflare, fail2ban, ufw, unattended-upgrades
• Copie di sicurezza compresse e non cifrate, conservate sull'infrastruttura di produzione ubicata nell'Unione Europea e, fuori sede, presso due distinti servizi di archiviazione di fornitori stabiliti fuori dall'Unione Europea, indicati nell'elenco dei destinatari dei dati; rotazione automatica. L'assenza di cifratura delle copie è indicata affinché il Cliente possa tenerne conto nella propria valutazione di adeguatezza: la protezione delle copie è affidata al controllo degli accessi ai relativi archivi
• Prove di ripristino eseguite periodicamente su copia isolata, senza toccare l'ambiente di produzione

9. Conservazione e cancellazione dati

• Dati operativi del Cliente: conservati per la durata del contratto, esportabili in qualsiasi momento
• Cessazione del Contratto: i Dati restano accessibili in sola lettura ed esportabili per il periodo indicato dall'art. 24.2 delle Condizioni Generali; l'export completo richiesto entro quel termine è consegnato nel termine dell'art. 24.3; la cancellazione avviene secondo l'art. 24.4, fatti salvi gli obblighi di conservazione di legge, tra cui quello decennale sui documenti fiscali
• La cancellazione richiesta dall'Utente rende il dato immediatamente inaccessibile nell'uso ordinario della piattaforma: la scheda esce dagli elenchi, dalle ricerche e dai documenti. La scheda archiviata resta elencata, e ripristinabile, nella sezione «Archiviati» dell'area di amministrazione, accessibile ai soli Utenti abilitati alle impostazioni dell'account. La rimozione definitiva dalla base di dati avviene alla cessazione del Contratto, nei termini indicati al punto precedente, e non prima: i dati operativi restano infatti soggetti agli obblighi di conservazione contabili e fiscali per tutto il periodo di legge. Non è prevista una rimozione definitiva automatica a 24 mesi dalla cancellazione
• Registro degli accessi, log di sicurezza, registro delle modifiche e contatti non convertiti: conservati non oltre i termini indicati nell'Informativa privacy e cancellati, a seguito di verifica, su richiesta dell'interessato o del Cliente e comunque alla cessazione del Contratto. Non è attiva una procedura automatica che esegua la cancellazione alla scadenza dei singoli termini
• Copie di sicurezza: conservate per i tempi indicati nella tabella «Obiettivi di ripristino» del presente Allegato

10. Esportazione dati

Il Cliente può esportare in qualsiasi momento:

• Anagrafiche complete (Excel/CSV)
• Storico viaggi (Excel/CSV)
• Fatture emesse (XML SDI + PDF)
• Audit log (CSV)

11. Aggiornamenti del software

11.1 Il Fornitore rilascia aggiornamenti continui del software senza intervento del Cliente. Le finestre di manutenzione programmata, ove necessarie, sono comunicate con il preavviso e nella fascia oraria indicati al paragrafo «Manutenzione programmata» del presente Allegato, ai sensi dell'art. 10.3 lett. a) delle Condizioni Generali.

11.2 Le modifiche che riducono in modo significativo le Funzionalità Essenziali sono comunicate con il preavviso previsto dall'art. 11.3 delle Condizioni Generali e attribuiscono al Cliente il diritto di recedere senza penalità, alle condizioni ivi indicate. Alle modifiche del presente Allegato si applica in ogni caso l'art. 27 delle Condizioni Generali.

Obiettivi di ripristino

Ai sensi dell'art. 10.7 delle Condizioni Generali, il Fornitore non risponde della perdita di dati contenuta entro il predetto RPO né dell'indisponibilità del Servizio contenuta entro il predetto RTO.

Formati di esportazione

I documenti allegati non sono compresi in alcuna esportazione automatica. Le esportazioni indicate nella tabella contengono i dati, non i file caricati dal Cliente o dai suoi Utenti — tra i quali le buste paga, i documenti d'identità, le carte di circolazione, le patenti e i contratti sottoscritti. Tali file restano scaricabili in qualsiasi momento dalla scheda del soggetto o del documento a cui sono allegati, uno alla volta; per ottenerli tutti insieme il Cliente si avvale dell'export completo su richiesta scritta previsto dall'art. 24.3 delle Condizioni Generali, consegnato nel termine ivi indicato e senza costi ulteriori.

Le funzioni di esportazione sono disponibili senza costi ulteriori e senza limiti di frequenza per tutta la durata del Contratto, ai sensi dell'art. 24-bis. Esportazioni in formati diversi da quelli indicati, riorganizzazioni della struttura dati e assistenza alla migrazione verso altri fornitori costituiscono prestazioni a pagamento ai sensi dell'art. 9-bis.2.

Funzioni di conformità per la geolocalizzazione

Il modulo di localizzazione dei veicoli è in arrivo e non è compreso nel canone. Alla data del presente Allegato il Servizio non rileva, non riceve e non conserva dati di posizione: non esiste un archivio delle posizioni, non è attiva alcuna integrazione con dispositivi di bordo o sistemi telematici di terzi, e l'applicazione per autisti non richiede il permesso di localizzazione. La sezione «Geolocalizzazione» del gestionale mostra oggi i mezzi con l'indicazione che il localizzatore non è collegato.

Le funzioni che seguono descrivono il modulo nella configurazione prevista alla sua attivazione, ai sensi dell'art. 41 delle Condizioni Generali. Nessuna di esse è oggi disponibile: ciascuna sarà esigibile dal momento in cui il presente Allegato la indicherà come attiva. La loro configurazione in conformità agli obblighi di legge resterà di esclusiva competenza del Cliente, e l'attivazione del modulo sarà subordinata alla dichiarazione prevista dall'art. 40.5 delle Condizioni Generali.

Soglie per le elaborazioni statistiche aggregate

Le elaborazioni statistiche aggregate di cui all'Atto di Nomina sono prodotte esclusivamente al ricorrere delle seguenti condizioni, verificate automaticamente dal sistema:

Le elaborazioni che non soddisfano le condizioni indicate non vengono prodotte né rese disponibili. Le soglie possono essere elevate dal Fornitore, mai ridotte.

Manutenzione programmata

Il Fornitore rilascia aggiornamenti in produzione con continuità, anche in giorni feriali. Tali rilasci non comportano interruzione del Servizio e non costituiscono manutenzione programmata.

Costituiscono manutenzione programmata i soli interventi che comportano l'indisponibilità del Servizio. Sono eseguiti nella fascia notturna indicata dall'art. 10.3 lett. a) delle Condizioni Generali, con il preavviso ivi previsto, dato mediante avviso nell'area riservata e messaggio di posta elettronica agli indirizzi degli amministratori dell'account. Gli interventi rientranti in tale fascia non sono computati ai fini del calcolo della disponibilità, entro il limite mensile stabilito dal medesimo art. 10.3 lett. a).

Gli interventi urgenti resi necessari da vulnerabilità di sicurezza possono essere eseguiti senza preavviso, con comunicazione successiva al Cliente.

Documenti collegati: Termini e Condizioni · Informativa Privacy · Nomina a Responsabile del trattamento · Elenco dei sub-responsabili

Allegato Tecnico versione 1.8, in vigore dal 04.08.2026. Sostituisce le versioni 1.7, 1.6 e 1.5 del 04.08.2026, la versione 1.4 e la versione 1.3 del 03.08.2026, la versione 1.2 e la versione 1.1 del 02.08.2026 e la versione 1.0, mai entrata in vigore. Tutte le versioni restano consultabili nell'archivio dei documenti legali.