Arriva un verbale in ufficio. Eccesso di velocità in autostrada, un martedì di tre mesi fa. C'è la targa del trattore e c'è una scadenza per comunicare chi era alla guida.
Qualcuno apre il foglio dei viaggi di agosto. Quel martedì il mezzo era segnato su un autista. Ma quella settimana era in ferie, e una chat ricorda un cambio fatto la mattina stessa, al telefono.
Mezz'ora, tre telefonate, nessuna certezza.
Nessuno ha sbagliato. Il dato c'era, sparso in tre posti, e nessuno di quei posti era pensato per rispondere a quella domanda tre mesi dopo.
Il programma dice chi doveva guidare. Il problema è sapere chi ha guidato davvero.
1. Dove si vede chi ha guidato un mezzo in un giorno preciso?
Il programma della settimana dice chi doveva partire. Se la risposta vera è solo nella memoria di chi pianifica, dura finché quella persona se la ricorda.
2. I cambi dell'ultimo minuto finiscono da qualche parte?
Un autista sostituito alle sei del mattino, un mezzo scambiato con un altro. Se il cambio resta in una telefonata, il foglio continua a dire la cosa sbagliata.
3. Quanto ci vuole a rispondere a una contestazione?
Un cliente contesta una consegna di due mesi fa. Chi l'ha fatta, quando, con quale mezzo: se servono dieci secondi, la conversazione è un'altra.
4. Chi ha in mano lo storico quando chi pianifica cambia lavoro?
Se lo storico dei viaggi vive in un quaderno o in un file personale, se ne va con la persona che lo teneva.
Cosa non serve
- Un registro in più da compilare a fine giornata.
- Chiedere agli autisti di ricordarsi chi ha guidato cosa.
- Conservare tutte le chat.
Serve una cosa sola: che il viaggio dica con quale mezzo, con quale autista e in che giorno è stato fatto, e che un cambio di autista si faccia sul viaggio, non a voce.
Tre mesi dopo la domanda è sempre la stessa: chi c'era? La risposta dovrebbe richiedere dieci secondi, non una mattina.