Martedì, ore 10. In ufficio sono in tre. Una cerca nella posta l'ordine di un cliente, per controllare l'indirizzo di scarico. Uno è al telefono con un autista, per sapere se ha consegnato. La terza scorre un foglio, per capire quale mezzo ha l'assicurazione in scadenza.
Tutti e tre stanno lavorando. Nessuno dei tre sta facendo una cosa nuova.
Sono ore che non compaiono da nessuna parte. Nessuno le segna, non hanno una voce a sé nei conti. Ma si pagano ogni mese, con gli stipendi, come tutte le altre.
Quando un'informazione sta in un posto solo, o nella testa di qualcuno, cercarla diventa il lavoro.
1. Le telefonate per sapere
«È partito?», «Ha consegnato?», «Che targa ha?» Quante chiamate al giorno servono solo a sapere una cosa che qualcuno, da qualche parte, sa già?
2. Le cose scritte due volte
L'ordine nell'email, poi nel foglio dei viaggi, poi nel documento che parte col mezzo. Ogni copia è un quarto d'ora. Moltiplicato per i viaggi della settimana, quante ore fa?
3. Le scadenze tenute a mente
Revisioni, assicurazioni, bolli, tachigrafi. Chi le controlla, e quanto tempo ci mette ogni volta a rifare il giro di tutti i mezzi?
4. Il riepilogo di fine mese
Viaggi fatti, mezzi usati, giorni fuori di ogni autista. Si leggono da un posto solo, o qualcuno li ricostruisce mettendo insieme fogli, messaggi e ricordi?
Cosa non serve
- Assumere un'altra persona: avrebbe le stesse ore da spendere a cercare.
- Chiedere di andare più veloci: si va già veloci.
- Un programma in più accanto agli altri: è un altro posto dove guardare.
Serve una cosa sola: che viaggi, mezzi, autisti e scadenze stiano nello stesso posto, e che ognuno trovi quello che gli serve senza doverlo chiedere a nessuno.
Un'ora di ufficio costa uguale, che serva a cercare un'informazione o a seguire un cliente nuovo. Cambia solo cosa resta all'azienda alla fine della giornata.