Venerdì, ore 18. Sulla lavagna dell'ufficio c'è la settimana che viene: chi va dove, con quale mezzo, per quale cliente. È stata scritta con cura, incastrando carichi, autisti e camion.
Lunedì alle 7:30 un autista è in malattia. Un cliente ha spostato il carico a mercoledì. Un mezzo ha la revisione giovedì, e nessuno se n'era accorto. Alle otto la lavagna è già da rifare.
Venerdì il programma era giusto. Solo che ogni cambiamento arriva da una parte diversa, un messaggio, una telefonata, un foglio, e la lavagna non lo sa.
1. Dove vive il programma della settimana?
Lavagna, foglio, chat. Se sono più di uno, qual è quello vero?
2. Chi sa, mentre pianifica, che un mezzo ha una scadenza?
Revisione, assicurazione, tachigrafo. Se lo si scopre dopo, il programma è sbagliato prima ancora di partire.
3. Quanto ci vuole a spostare un viaggio?
Cambiare autista o mezzo a un carico dovrebbe richiedere un minuto. Se servono tre telefonate e due cancellature, ogni imprevisto costa una mattina.
4. Chi avvisa chi, quando qualcosa cambia?
L'autista, il cliente, il magazzino. Se lo fa una persona a memoria, qualcuno resterà senza notizia.
Cosa non serve
- Pianificare con più anticipo.
- Una lavagna più grande.
- Telefonare a tutti il lunedì mattina.
Serve una cosa sola: che viaggi, mezzi, autisti e scadenze stiano nello stesso posto dove si pianifica. Così il programma si aggiorna quando cambia qualcosa, non il lunedì dopo.
Un buon programma non è quello che non cambia mai. È quello che si rifà in cinque minuti.