Una ditta con 5 mezzi e 5 autisti ha facilmente 50–60 scadenze all'anno tra revisioni, assicurazioni, bolli, certificati degli autisti e revisioni del tachigrafo. Tenerle tutte a mente o su un foglio Excel funziona finché non dimentichi qualcosa. E quando dimentichi qualcosa su un camion, le conseguenze sono concrete: fermo del veicolo, multa, rischio di perdere il carico che devi consegnare.
Quali scadenze vanno tracciate su una flotta
Non tutte le scadenze hanno lo stesso peso, ma nessuna è trascurabile. Ecco quelle che un software scadenzario deve coprire:
| Cosa scade | Riguarda | Conseguenza se dimentichi |
|---|---|---|
| Revisione periodica | Mezzo | Fermo e multa al controllo |
| Bollo | Mezzo | Sanzione amministrativa |
| Assicurazione RCA | Mezzo | Mezzo non circolabile, multa elevata |
| Certificato ADR | Autista | Non può trasportare merci pericolose |
| Certificazione ATP | Mezzo frigorifero | Non può trasportare prodotti freschi |
| CQC (Carta Qualificazione Conducente) | Autista | Non può guidare professionalmente |
| Patente di guida | Autista | Non può guidare |
| Visita medica | Autista | Non può guidare professionalmente |
| Revisione tachigrafo | Mezzo | Multa al controllo su strada |
Perché l'Excel non funziona come scadenzario
Excel è uno strumento passivo: ci metti le date, ma sei tu che devi ricordarti di aprirlo. Nessuno ti avvisa. Se dimentichi di controllarlo per tre settimane, potresti scoprire che la revisione di un camion era scaduta dieci giorni fa. Con un software dedicato è il contrario: sei tu quello passivo, è il programma che ti avvisa.
- Excel non manda email: sei tu che devi aprirlo.
- Excel non distingue tra scadenze urgenti e future.
- Excel non ti dice quale mezzo è fermo per via di una scadenza.
- Excel non tiene la cronologia di cosa hai rinnovato e quando.
- Excel si rompe (formule sbagliate, file corrotti) e non hai backup automatico.
Come funziona uno scadenzario software per la flotta
- Inserisci le date una voltaPer ogni mezzo e per ogni autista inserisci le date di scadenza. Ci vogliono pochi minuti per mezzo.
- Imposta i tempi di preavvisoDecidi con quanti giorni di anticipo vuoi ricevere l'avviso: 30 giorni per la revisione, 60 per la RCA, e così via.
- Ricevi l'avviso via emailQuando si avvicina una scadenza il sistema ti manda un'email. Non devi fare niente: ti arriva e basta.
- Rinnovi e aggiorni la dataFai rinnovare il documento, poi aggiorni la data nel sistema. Lo scadenzario riparte automaticamente.
Scadenzario mezzi e scadenzario autisti: sono due cose diverse
Un software serio tiene separati i due registri. Le scadenze del mezzo (revisione, bollo, RCA, ATP, tachigrafo) riguardano il veicolo e restano sul veicolo anche se cambia autista. Le scadenze dell'autista (CQC, patente, visita medica, ADR) seguono la persona e restano sue anche se cambia mezzo o ditta. Tenerle insieme in un unico foglio Excel è il modo più sicuro per fare confusione.
Cosa succede quando un autista cambia mezzo
Se un autista con la CQC scaduta prende un mezzo diverso, il problema resta. Un software che collega le scadenze alla persona e non solo al mezzo ti avvisa anche in questo caso, perché sa che quell'autista non può guidare indipendentemente dal camion che usa.
Il collegamento con la cronologia degli interventi
Lo scadenzario è ancora più utile se è collegato alla cronologia degli interventi del mezzo. Quando fai fare la revisione, annoti il passaggio: data, officina, eventuale costo. Così non sai solo che la revisione è fatta, ma hai anche la storia del mezzo. Utile quando devi vendere il camion, quando lo passi a un autista nuovo o quando hai un controllo.
Se gestisci più ditte nello stesso gruppo, CRM Trasporti permette di vedere le scadenze in arrivo su tutti i mezzi e tutti gli autisti del gruppo con la modalità gruppo. Un unico sguardo per tutto il parco.
CRM Trasporti: lo scadenzario che hai già nel gestionale
CRM Trasporti non è solo uno scadenzario: è un gestionale completo per autotrasporti dove lo scadenzario è già integrato con le anagrafiche dei mezzi e degli autisti. Inserisci una volta le date, ricevi gli avvisi via email e notifica in-app, e quando rinnovi aggiorni la data in due secondi. Non serve comprare due software separati.
- Scadenze per mezzo: revisione, bollo, RCA, ATP, tachigrafo.
- Scadenze per autista: CQC, patente, visita medica, ADR.
- Avvisi automatici via email e notifiche in-app.
- Cronologia di ogni rinnovo con data e note.
- Modalità gruppo per chi gestisce più aziende.
- Dal telefono: vedi le scadenze in arrivo anche fuori dall'ufficio.