Capita spesso: il cliente disdice, il mezzo si rompe, l'impianto chiude prima. Il documento però è già stato emesso, e un formulario emesso non è un foglio qualsiasi da buttare nel cestino.
Le condizioni dell'annullamento
| Condizione | Dettaglio |
|---|---|
| Chi | Solo il titolare della vidimazione, cioè chi ha ottenuto quel numero |
| Quando, sul digitale | Solo prima dell'avvio del trasporto. Dopo non si annulla più |
| Quando, sul cartaceo | Anche se già emesso, dai servizi di supporto del RENTRI |
| Il limite sul cartaceo | Non si annulla se il trasportatore ha già restituito la copia completa |
| Come | Si può allegare una nota di annullamento firmata digitalmente, una sola per formulario |
Sul cartaceo il sistema non consente più di annullare un formulario per cui il trasportatore ha già restituito la copia completa. Sul digitale il confine è l'avvio del trasporto. In entrambi i casi l'annullamento è una porta che si chiude: va usata quando serve davvero, non come scorciatoia per rifare un documento venuto male.
Se il trasporto è già partito
Sul digitale lì non si annulla. Se l'impianto rifiuta il carico, in tutto o in parte, il destinatario barra la casella e indica la causale del respingimento. Per il rifiuto non accettato si compila il campo del secondo destinatario con i dati del nuovo impianto, e per la riconsegna si emette un formulario nuovo. Se invece la destinazione cambia a seguito di un trasbordo parziale, la causale della nuova destinazione va nelle annotazioni.
Gli errori da non fare
- Buttare via il documento e far finta di niente: quel numero esiste ed è tracciato.
- Riusare un formulario emesso per un altro trasporto perché tanto era simile.
- Aspettare che il problema si risolva da solo: le condizioni per annullare scadono quando il trasporto parte.
- Non scrivere perché è stato annullato: la nota serve, ed è anche la tua memoria fra sei mesi.
Come si riduce il problema a monte
- Emetti quando il giro è confermatoNon tre giorni prima per portarti avanti. Un documento emesso troppo presto è un documento che rischia di essere annullato.
- Conferma con il cliente il giorno primaUn messaggio automatico al referente evita gran parte delle disdette dell'ultimo minuto.
- Verifica la destinazione primaImpianto aperto, autorizzato per quel codice, con capienza. È il controllo che salva il viaggio, non solo il documento.
- Tieni traccia degli annullatiQuanti sono e perché. Se sono tanti, il problema non è il documento: è la pianificazione.