Il viaggio a vuoto è la voce di costo più stupida che esista. Il mezzo è uscito, l'autista è pagato, il gasolio è bruciato, e non hai caricato niente. Nove volte su dieci il motivo è che dall'altra parte nessuno sapeva che stavi arrivando.
A chi va mandato il messaggio
Non al titolare. Al magazziniere, al capocantiere, alla persona che apre il cancello. È il primo errore che fanno tutti: il contatto in anagrafica è quello amministrativo, e quel numero non serve a nulla alle sei del mattino.
- Un referente operativo per ogni punto di ritiro.
- Il suo numero di cellulare, non il fisso dell'ufficio.
- Un secondo contatto per quando il primo è in ferie.
Mandare messaggi automatici è la parte facile. La parte difficile è avere i numeri giusti. In quasi tutte le aziende manca il cellulare del referente per la maggior parte dei punti di ritiro. Quello è il lavoro da fare per primo.
Cosa scrivere
| Elemento | Esempio |
|---|---|
| Chi sei | Nome della tua azienda |
| Quando | Domani, giovedì 12 |
| Cosa | Ritiro cassone imballaggi |
| Cosa serve da loro | Lasciare l'accesso libero al piazzale |
| Come rispondere | Un numero per dire che non va bene |
Cinque righe. Niente loghi, niente formule di cortesia lunghe. Il messaggio si legge in piedi, con una mano.
Quando mandarlo
- Il giorno prima, nel pomeriggioC'è ancora tempo per preparare il materiale e per avvisarti se qualcosa non va.
- Il mattino stesso solo se serveUn secondo messaggio breve va bene per i clienti difficili, non per tutti.
- Dopo il ritiro, se ha valoreUna conferma con il peso ritirato chiude il cerchio e riduce le telefonate di controllo.
Le regole da rispettare
Stai scrivendo a persone, quindi valgono le regole sui dati personali. Il cellulare del magazziniere è un dato personale anche se te lo passa l'azienda; i dati dell'azienda in quanto tale no. Per l'avviso legato al ritiro il consenso non serve, perché il messaggio sta dentro il servizio che stai svolgendo. Serve invece nel momento in cui nel messaggio ci metti offerte o promozioni. E siccome quel numero te lo ha dato il cliente e non la persona, il referente va informato entro un mese: chi sei, dove hai preso il numero, per cosa lo usi. Poi tieni la rubrica aggiornata, togli chi non c'è più e lascia un modo semplice per farsi togliere dagli avvisi.