Chi ha gestito i rifiuti su Excel per anni ha un archivio che funziona a modo suo. Il timore, giustissimo, è di buttare via un pezzo di memoria dell'azienda. La buona notizia è che quasi tutto quel materiale non serve nel nuovo sistema: serve conservato, non trasferito.
Cosa portare dentro e cosa no
| Dato | Si porta? | Perché |
|---|---|---|
| Clienti e punti di ritiro | Sì | È la base di tutto il lavoro futuro |
| Codici CER usati per cliente | Sì | Fa risparmiare ore di inserimento e riduce gli errori |
| Listino prezzi | Sì | Senza, si torna a fatturare a memoria |
| Giacenze aperte | Sì | Altrimenti i conti non torneranno mai |
| Contenitori in giro | Sì | Sono soldi tuoi fermi da qualche parte |
| Registrazioni degli anni scorsi | No | Vanno conservate, non ricaricate |
| Formulari vecchi | No | Si archiviano come sono |
Nomi scritti in tre modi diversi, colonne unite, righe di totale in mezzo. È la norma. La pulizia si fa una volta, prima di caricare, ed è il momento in cui scopri anche i doppioni che avevi in casa da anni.
L'ordine giusto
- AnagraficheClienti con partita IVA e codice fiscale giusti, punti di ritiro con indirizzo completo e referente. È il lavoro più noioso e il più importante.
- Codici e listinoPer ogni cliente i codici che produce davvero, con unità di misura e prezzo.
- Giacenze e contenitoriCosa hai in casa e cosa hai fuori, alla data scelta per il passaggio.
- Data di taglioDa quel giorno si registra solo nel gestionale. Il file vecchio si chiude e si archivia.
- Due settimane di affiancamentoNon per riscrivere tutto due volte, ma per avere qualcuno che risponde quando ti blocchi.
L'errore che manda tutto a monte
Tenere il file aperto per sicurezza. Sembra prudente e invece è la causa numero uno dei fallimenti: dopo un mese nessuno sa più quale delle due versioni sia quella buona, e si torna indietro. Se ti fidi poco, tieni il file in sola lettura come archivio, non come registro parallelo.
Quanto tempo serve
- Pulizia e caricamento anagrafiche: da mezza giornata a qualche giorno, dipende dal disordine.
- Listino: poche ore, se i prezzi esistono già scritti da qualche parte.
- Formazione dell'ufficio: mezza giornata, poi si impara lavorando.
- Il momento migliore per farlo: quando i volumi calano, non a fine mese.