Excel ha retto per anni perché il registro era un obbligo di forma: bastava che i dati ci fossero e fossero leggibili. Con il registro digitale il ragionamento cambia. Non conta solo cosa c'è scritto, conta che non si possa riscrivere il passato.
Le tre cose che Excel non fa
| Serve | Excel | Registro digitale |
|---|---|---|
| Numero di registrazione progressivo e non modificabile | Lo cambi con due clic | Assegnato dal sistema, resta com'è |
| Correzione tracciata | Sovrascrivi e sparisce tutto | Nuova riga che richiama la vecchia, con utente, data e ora |
| Trasmissione dei dati al RENTRI | Non prevista | Ogni mese, entro la fine del mese successivo |
| Chi ha scritto cosa e quando | Nessuna traccia | Storico di ogni modifica |
Su un registro vidimato due righe non possono avere lo stesso numero, e un numero non può sparire senza spiegazione. Su un foglio di calcolo basta cancellare una riga in mezzo e il danno è fatto, senza che nessuno se ne accorga finché non arriva un controllo.
Quando l'Excel si rompe da solo
- Due persone aprono il file lo stesso giorno e una salva sopra l'altra.
- Il file è sul computer dell'ufficio e chi è fuori non lo vede.
- A dicembre nessuno ricorda perché manca il numero 118.
- La colonna del peso ha i punti al posto delle virgole e le somme non tornano.
- Arriva un controllo e devi mostrare le registrazioni nel modello ministeriale, a video o su carta, con l'identificativo del registro in cima a ogni pagina. Un foglio con le tue colonne non è quel documento.
Cosa fare del vecchio file
Non si butta, ma sappi cosa fa fede. Il registro va conservato tre anni dalla data dell'ultima registrazione, e il documento che conta è quello vidimato, non il file di lavoro. Tieni insieme registro vidimato e formulari, e conserva lo storico Excel come promemoria interno. Da lì in poi si lavora sul registro digitale.
Come si passa senza fermarsi
- Chiudi il file a una dataScegli un giorno preciso. Fino a quel giorno vale il vecchio, da lì in avanti vale il registro digitale.
- Porta dentro le anagraficheClienti, punti di ritiro, impianti, codici CER usati davvero. È il lavoro che fa risparmiare tempo dopo.
- Riporta le giacenzeLe quantità già in casa vanno allineate, altrimenti i conti non torneranno mai.
- Registra solo dal gestionaleNiente doppioni. Se qualcuno continua a tenere il file, tornano due verità diverse.