La paura di perdere lo storico è il motivo per cui molte aziende restano anni con un software che non gli piace. È una paura in gran parte infondata: quasi tutto quello storico non serve dentro il nuovo sistema.
Cosa si porta e cosa no
| Dato | Si porta? | Perché |
|---|---|---|
| Giacenze aperte per codice | Sì | Senza, i conti non torneranno mai |
| Anagrafiche clienti e impianti | Sì | È il lavoro più lungo da rifare da zero |
| Codici che movimenti | Sì | Con stato fisico e unità di misura |
| Movimenti degli anni passati | No | Si conservano, non si ricopiano |
| Documenti vecchi | No | Si archiviano come sono, in copia leggibile |
Ricopiare dieci anni di movimenti dentro un sistema nuovo non ti serve e crea un rischio in più: dati trasformati che non corrispondono più agli originali. Quello che devi avere è una copia leggibile dello storico, non lo storico dentro il nuovo programma.
I passi, in ordine
- Esporta tutto dal vecchioRegistro, documenti, anagrafiche. Prima di disdire qualsiasi cosa.
- Scegli la data di taglioL'inizio di un mese. Un giorno preciso, non un periodo di prova.
- Carica anagrafiche e codiciPrima del taglio, con calma. È il lavoro che rende veloce tutto il resto.
- Fissa le giacenze di partenzaPer codice e unità locale, alla data di taglio.
- Chiudi il vecchioDal giorno del taglio non si registra più lì. Nessuna sovrapposizione per sicurezza.
L'errore da evitare
Tenere aperti tutti e due i sistemi per un mese, per sicurezza. Sembra prudente ed è il modo migliore per avere due registri che non coincidono. A quel punto non sai più quale sia quello buono, e la risposta corretta è nessuno dei due.
Quando farlo
Non a fine anno, quando c'è già la chiusura. Non in agosto, quando manca metà ufficio. Un mese normale, con qualcuno in azienda che possa seguire le prime due settimane.