L'obbligo di fattura elettronica B2B è in vigore ormai da anni, ma molte ditte di trasporto ancora compilano la fattura a mano e la mandano via email in PDF — rischiando sanzioni e perdendo i vantaggi pratici del formato elettronico. Capire come funziona lo SDI per i trasporti ti fa risparmiare tempo e ti mette al riparo dai problemi.
Cos'è lo SDI e come funziona
Lo SDI (Sistema di Interscambio) è la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate attraverso cui passano tutte le fatture elettroniche B2B (tra imprese) e B2G (verso la Pubblica Amministrazione). Il flusso è semplice:
- Tu (o il tuo software/commercialista) crei la fattura in formato XML FatturaPA con tutti i dati richiesti.
- Il file viene inviato allo SDI tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate, un intermediario abilitato o il software gestionale.
- Lo SDI controlla il file (formalmente, non nel merito): se ci sono errori di formato la scarta, se è corretto la recapita al destinatario.
- Il destinatario riceve la fattura sul codice destinatario o sulla PEC che ti ha comunicato.
- Lo SDI invia una ricevuta di consegna (o di scarto) entro pochi giorni.
Un PDF di fattura inviato via email non è fattura elettronica. Senza trasmissione allo SDI la fattura non è fiscalmente valida per il destinatario (che non può detrarre l'IVA) e tu rischi sanzioni. Usa sempre un canale di trasmissione allo SDI.
Il codice destinatario: come chiederlo al cliente
Per recapitare correttamente la fattura hai bisogno di uno di questi due dati del cliente:
- Codice destinatario SDI: un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale di ricezione del cliente. Chiedilo sempre prima di emettere la prima fattura.
- PEC (Posta Elettronica Certificata): alternativa al codice destinatario. Lo SDI consegna la fattura sulla PEC indicata.
- Codice "0000000" (sette zeri): si usa solo per i privati consumatori o per destinatari esteri senza SDI. Per le aziende italiane non va bene: la fattura finirebbe nel "cassetto fiscale" del destinatario e potrebbe non essere letta tempestivamente.
I codici IVA nel trasporto: quando si applica cosa
Il regime IVA nella fattura di trasporto dipende dal tipo di servizio. Le casistiche principali:
| Tipo di trasporto | Regime IVA tipico | Riferimento |
|---|---|---|
| Trasporto merci nazionale (B2B) | IVA 22% | Regime ordinario |
| Trasporto merci internazionale (import/export) | Non imponibile art. 9 DPR 633/72 | Verifica con commercialista |
| Trasporto intracomunitario verso cliente UE con P.IVA | Non imponibile o reverse charge a seconda dei casi | Verifica con commercialista |
| Trasporto per privati consumatori | IVA 22% | Regime ordinario |
| Autotrasportatori in regime forfettario | Senza IVA (regime agevolato) | Solo se rientri nei limiti del forfettario |
La gestione IVA nei trasporti internazionali è un'area dove gli errori si pagano cari. Se hai dubbi, la verifica con il commercialista è obbligatoria — non affidarti a regole sentite in giro.
Fattura differita e DDT: come collegarli
Nel trasporto conto terzi è normale emettere DDT durante tutto il mese e fare un'unica fattura riepilogativa a fine mese. Questa si chiama fattura differita e ha delle regole precise:
- Va emessa entro il 15 del mese successivo a quello di consegna della merce.
- La data della fattura deve essere quella dell'ultima consegna del mese (o comunque entro il 15 del mese successivo), ma l'esigibilità IVA è nel mese di consegna.
- Nella fattura XML devi indicare gli estremi dei DDT (numero e data) ai quali si riferisce, usando i campi previsti dal tracciato FatturaPA.
- Se un DDT è di un mese e la fattura è del mese successivo, i due periodi di liquidazione IVA devono essere trattati correttamente.
Il termine per la fattura differita è il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione (consegna merce). Se emetti il 20 ottobre il DDT, la fattura deve uscire entro il 15 novembre. Superate queste date si applicano sanzioni per ritardata fatturazione.
Come descrivere il servizio in fattura
La descrizione del servizio nella fattura di trasporto deve essere chiara e identificabile. Evita descrizioni vaghe come "servizi di trasporto" e scrivi invece:
- tipo di servizio (trasporto merci, distribuzione, collettame);
- periodo di riferimento (es. "trasporti effettuati nel mese di ottobre 2026");
- eventuale riferimento ai DDT (numero e data) se si tratta di fattura differita;
- tariffe applicate (a viaggio, a km, a ore, a collo) — utile in caso di contestazione.
La fattura elettronica in CRM Trasporti
L'integrazione diretta con lo SDI per la trasmissione della fattura elettronica in CRM Trasporti è in arrivo. Nel frattempo il gestionale ti permette già di tenere i viaggi, i DDT e la prima nota in un unico posto — così quando la fatturazione SDI sarà attiva, tutti i dati saranno già strutturati e pronti, senza dover ricopiare niente da un foglio Excel.
Oggi, per trasmettere le fatture allo SDI, puoi usare il portale dell'Agenzia delle Entrate (gratuito, manuale) oppure il software del tuo commercialista.