Nessuno tiene il conto, perché il tempo se ne va a pezzetti. Dieci minuti qui, mezz'ora là, un pomeriggio a fine mese. Sommati fanno una persona a mezzo servizio.
Il metodo per contarlo
- Conta i movimenti dell'ultimo meseFormulari emessi o ricevuti. Il numero vero, non quello che ti sembra.
- Cronometra una voltaUn formulario dall'inizio alla fine, compresa la registrazione. Una volta sola, onestamente.
- Aggiungi le ricercheQuante volte al mese qualcuno cerca un documento vecchio, e quanto ci mette.
- Aggiungi le correzioniErrori trovati, rettifiche, telefonate per un peso che non torna.
Un esempio con numeri reali
| Voce | Tempo | Al mese su 50 movimenti |
|---|---|---|
| Compilare il formulario | 6 minuti | 5 ore |
| Ricopiare sul registro | 4 minuti | 3 ore e 20 |
| Cercare documenti | 10 ricerche da 8 minuti | 1 ora e 20 |
| Correzioni e telefonate | 5 casi da 20 minuti | 1 ora e 40 |
| Totale | circa 11 ore e 20 |
Undici ore e venti al mese sono una giornata e mezza. All'anno sono circa centotrentasei ore, cioè più di tre settimane piene di lavoro di una persona. Su cento movimenti al mese si raddoppia.
Alle ore vanno aggiunti gli errori che costano davvero: un carico respinto perché l'impianto non poteva ricevere quel codice, un cassone dimenticato che sfora il deposito, una trasmissione scartata che nessuno ha guardato per sei mesi. Sono eventi rari e cari.
Dove si recupera
- Scrivere una volta sola: il dato inserito al ritiro genera documento e registrazione.
- Anagrafiche pronte: niente dati del cliente riscritti a ogni giro.
- Documenti in blocco: un giro con dieci fermate produce i suoi documenti insieme.
- Ricerca immediata: un formulario di due anni fa si trova in cinque secondi.
Quando invece non conviene
Se fai dieci movimenti l'anno da una sola sede, il conto sopra non ti riguarda e il portale gratuito va benissimo. È onesto dirlo: sotto una certa soglia, il tempo risparmiato non ripaga nessun canone.