Chi controlla vede sempre le stesse cose. Non perché le aziende siano sciatte, ma perché il registro viene trattato come un adempimento da fare dopo, invece che come una conseguenza del lavoro.
I dieci
| Errore | Cosa produce |
|---|---|
| Registrare tutto a fine mese | Ritardi sui termini e memoria che non regge |
| Copiare il codice dal ritiro precedente | Codici sbagliati che nessuno rilegge |
| Mischiare chili e litri sullo stesso codice | Giacenze che non tornano più |
| Non guardare mai le giacenze | Errori scoperti a fine anno, su centinaia di righe |
| Dare per accettata una trasmissione partita | Buchi che crescono in silenzio |
| Sovrascrivere invece di rettificare | Il registro perde la sua storia |
| Dimenticare il riferimento al carico sugli scarichi | I conti non si chiudono |
| Ereditare lo stato fisico senza guardare | Dato che non corrisponde a quello che è arrivato |
| Sommare le giacenze fra sedi diverse | Numeri che non significano niente |
| Aspettare la copia del formulario per registrare | Ritardo sui termini per un dato che si integra dopo |
Sette su dieci sono di processo
Solo tre di questi errori richiedono di conoscere meglio la norma. Gli altri sette dipendono da quando si registra e da dove arrivano i dati. È il motivo per cui un corso di formazione, da solo, non li risolve.
Le tre regole che li tolgono quasi tutti
- Registra quando il lavoro finisceIl ritiro si chiude, la registrazione nasce. Non la sera, non il venerdì, non a fine mese.
- I dati arrivano da dove sono giàAnagrafica del cliente, listino dei codici, giro pianificato. Ogni dato ribattuto è un errore possibile.
- Guarda tre numeri ogni meseMovimenti non registrati, giacenze sotto zero, trasmissioni non accettate. Cinque minuti, non un'ora.
L'errore che non è nella lista
Ricostruire il passato quando ci si accorge di essere indietro. È comprensibile e va evitato: un registro con movimenti inventati non è un ritardo, è un'altra cosa. Meglio un buco spiegabile, con le registrazioni fatte da oggi in avanti nel modo giusto.