Con una sede sola il registro è una cosa che si segue senza pensarci. Con tre diventa un problema organizzativo, e il problema non è tecnico: è capire chi guarda cosa.
Cosa resta separato per forza
- Il registro e il suo codice univoco.
- La numerazione progressiva delle registrazioni.
- Le giacenze per codice.
- Il contributo annuale, che si paga per unità locale.
Cosa conviene unificare
| Cosa | Perché |
|---|---|
| I codici usati per lo stesso rifiuto | Altrimenti i dati aggregati non dicono niente |
| Stato fisico e unità di misura per codice | Se una sede scrive chili e l'altra litri, i confronti saltano |
| Il giorno del mese per le trasmissioni | Una data sola da ricordare, per tutte |
| Il modo di annotare | Chi registra deve fare la stessa cosa ovunque |
La domanda da farsi ogni mese
Quale sede è indietro con le registrazioni? Se non hai una risposta rapida, la scoprirai a fine anno quando le giacenze di una sede non torneranno. Con più registri il rischio non è sbagliare: è non accorgersene.
Chi fa cosa
Due modelli funzionano entrambi: un responsabile per sede che annota il suo, oppure una persona centrale che annota per tutte. Quello che non funziona è il modello ibrido non dichiarato, in cui ognuno pensa che lo faccia qualcun altro. Metti per iscritto chi annota e chi controlla, sede per sede.
Il controllo di fine mese
- Registrazioni mancanti per sedeMovimenti fatti e non ancora annotati. Uno per uno, non a sensazione.
- Giacenze per codice e per sedeNessuna sotto zero, nessuna ferma da mesi senza motivo.
- Trasmissioni partite e accettatePartita non vuol dire accettata. Vale per ogni sede.