Sembra un dettaglio tecnico e invece è il primo punto in cui le aziende si bloccano: chi entra? Con che cosa? E se quella persona è in ferie?
Le tre chiavi ammesse
| Strumento | Cos'è |
|---|---|
| SPID | SPID persona fisica, SPID ad uso professionale per la persona fisica, SPID persona giuridica e SPID ad uso professionale per la persona giuridica |
| CIE | Carta d'identità elettronica |
| CNS | Carta nazionale dei servizi, compresa la tessera sanitaria abilitata |
L'identità digitale è di una persona, non dell'azienda
È l'errore che genera più problemi: lo SPID del titolare che gira in ufficio. Non è solo una cattiva pratica, è un rischio: tutto quello che viene fatto risulta fatto da lui. Se in ufficio operano più persone, ognuna deve avere la propria e l'incarico a operare.
Chi può entrare per l'impresa
Chi ha i poteri di rappresentanza, oppure chi è stato incaricato a operare dall'impresa attraverso la procedura prevista dal sistema. Non è una formalità: serve a stabilire chi ha fatto cosa, che è esattamente quello che un registro deve poter dire.
Come organizzarsi in azienda
- Decidi chi operaUna o due persone, con nome e cognome, non l'ufficio in generale.
- Fai in modo che abbiano la propria identità digitaleOttenerla richiede tempo. Meglio farlo prima di averne bisogno.
- Formalizza l'incaricoChi opera per conto dell'impresa deve risultare come tale nel sistema.
- Prevedi la sostituzioneSe una persona sola può entrare, la sua settimana di ferie è la settimana in cui non trasmetti.