L'archivio dei rifiuti cresce in fretta e occupa spazio. La domanda arriva sempre quando serve liberare un armadio, e la risposta va data guardando i termini, non a occhio.
I termini
| Documento | Per quanto |
|---|---|
| Copie del formulario | Tre anni |
| Registro di carico e scarico | Tre anni dalla data dell'ultima registrazione |
| Registri dello smaltimento in discarica | A tempo indeterminato, con consegna all'autorità alla chiusura dell'impianto |
| Stampa del formulario digitale per i controlli | Non soggetta all'obbligo di conservazione triennale |
Il termine del registro non parte dal singolo movimento, ma dalla data dell'ultima registrazione. Un registro usato per anni resta quindi conservabile per tre anni da quando lo hai chiuso, non tre anni da ogni riga.
Cosa conviene tenere oltre l'obbligo
- Le analisi e le caratterizzazioni: servono a spiegare perché hai usato un certo codice, anche a distanza di tempo.
- Le autorizzazioni degli impianti a cui hai conferito: dimostrano che il controllo lo avevi fatto.
- Le comunicazioni fatte quando una copia non è tornata.
- Le fatture collegate: seguono i loro termini fiscali, di solito più lunghi.
Il digitale non elimina il problema, lo sposta
Con i documenti informatici il tema non è più lo spazio in armadio ma la leggibilità nel tempo: un file deve restare accessibile, integro e leggibile per tutto il periodo previsto. Ed è un obbligo distinto dalla semplice tenuta del registro. Non sei obbligato a comprare la conservazione da un conservatore accreditato, ma devi poter dimostrare che quei documenti ci sono e sono integri.
Come si tiene un archivio che funziona
- Un solo postoNon metà in ufficio, metà nel gestionale e metà nella mail di chi ha fatturato.
- Collegato al cliente e al ritiroUn documento che non sai a quale viaggio appartiene è già mezzo perso.
- Cercabile per numero e per dataSono i due modi con cui te lo chiederanno.
- Con una copia fuori sedeUn allagamento o un guasto non sono scuse valide per un documento che dovevi conservare.