È l'area dove si vende di più facendo leva sulla paura. Vale la pena sapere cosa dice davvero la norma, perché la differenza fra obbligo e prudenza qui è tutta.
Cosa devi garantire
- Integrità: il documento non deve poter essere alterato senza che si veda.
- Leggibilità: deve potersi aprire anche fra tre anni.
- Reperibilità: deve potersi trovare quando serve, non dopo due giorni di ricerche.
- Durata: per tutto il periodo di conservazione previsto.
Per i soggetti privati la conservazione può essere svolta in proprio o affidata a terzi: quello che conta è il risultato, cioè che i documenti restino autentici, integri, leggibili e reperibili. Le pubbliche amministrazioni hanno regole proprie e seguono i requisiti delle Linee guida AgID. Chi ti dice che senza un conservatore accreditato sei fuori legge ti sta vendendo qualcosa.
Cosa mette a disposizione il RENTRI
Il sistema prevede una funzione di export per la conservazione, che genera un file con le registrazioni non ancora esportate. Quel file va firmato e portato in conservazione secondo il percorso che hai scelto. È il pezzo che rende ordinato il processo, invece di lasciarti con PDF sparsi.
Il rischio vero
| Scenario | Cosa perdi |
|---|---|
| Il computer si rompe | Tutto, se non c'era una copia |
| Il fornitore chiude | L'accesso, se non hai esportato |
| Il formato non si apre più | La leggibilità |
| Chi aveva la password se ne va | L'accesso, anche se i dati ci sono |
Il minimo che funziona
- Esporta periodicamenteA chiusura d'anno e prima di ogni cambiamento.
- Due posti diversiNon due cartelle sullo stesso computer.
- Prova ad aprireUna volta l'anno, apri un file vecchio. Se non si apre, lo scopri adesso.
- Metti per iscritto dove sta cosaUna pagina. Serve a chi arriva dopo di te.