Il registro è fatto di numeri e codici. Quando qualcosa esce dall'ordinario, i numeri da soli non bastano, e l'unica alternativa alla nota scritta è la memoria di chi c'era. Che dopo due anni non c'è più.
Quando conviene annotare
| Situazione | Cosa scrivere |
|---|---|
| Scostamento fra quantità dichiarata e verificata | Il motivo, se lo conosci |
| Carico respinto | Cosa è successo e come è stato gestito il rientro |
| Rettifica | Cosa correggi e perché |
| Cambio di criterio di stima | Da quando e sulla base di cosa |
| Situazione anomala del carico | Il fatto, non l'ipotesi |
Non è il posto per aggiustare i conti
Se una registrazione è sbagliata, si fa una rettifica: è una registrazione a tutti gli effetti, con il suo numero, che richiama quella da correggere. L'annotazione spiega, non corregge.
Come si scrive bene
- Fatti, non opinioniCosa è successo, quando, chi c'era. Niente valutazioni sul cliente o sull'impianto.
- SubitoIl giorno stesso. Una nota scritta a distanza di mesi vale quanto un ricordo.
- BreveDue righe. Se ne servono dieci, il problema è più grosso di una nota.
- Solo quando serveUn campo sempre pieno delle stesse parole non lo legge nessuno.
Il documento parallelo che vale la pena tenere
Oltre alle annotazioni sul singolo movimento, tieni un foglio con le scelte strutturali: perché quel codice, con che criterio stimi le quantità, chi registra e chi controlla. Non è un obbligo, è la cosa che ti permette di rispondere a una domanda senza dover ricostruire tutto.