Capita: un ritiro che salta e viene registrato lo stesso, un movimento inserito due volte, una riga creata per errore su un altro cliente. La reazione istintiva è cancellare. Il registro non lo permette, e per un buon motivo.
Annullamento e rettifica non sono la stessa cosa
| Rettifica | Annullamento | |
|---|---|---|
| A cosa serve | Correggere dei dati sbagliati | Dire che quel movimento non c'è stato |
| Cosa produce | Una registrazione nuova con i dati corretti | Sul modello ministeriale si usa lo stesso meccanismo della rettifica, indicando solo il numero da annullare. Nel modello digitale è un blocco a sé |
| Il numero | Prende il progressivo successivo | Prende il progressivo successivo |
| Effetto sulle rettifiche | Nessuno | Cadono le rettifiche fatte su quella registrazione |
Come non si rettifica una rettifica. Sono operazioni terminali, e il sistema le rifiuta anche in fase di trasmissione. Se hai annullato per sbaglio, la strada è registrare correttamente il movimento vero, non tentare di annullare l'annullamento.
Quando serve annullare
- Movimento registrato due volte.
- Registrazione fatta sul cliente sbagliato.
- Ritiro mai avvenuto ma già registrato.
- Registrazione creata per prova e rimasta lì.
Quando invece serve una rettifica
Quando il movimento c'è stato ma qualche dato è sbagliato: la quantità, il codice, la data. Lì l'annullamento sarebbe eccessivo e falserebbe la storia: quel rifiuto si è mosso davvero, e il registro deve dirlo.
Il numero non torna indietro
La registrazione annullata resta nel registro con il suo numero, e l'annullamento ne occupa un altro. È normale e non è un problema: quello che conterebbe come anomalia sarebbe un numero sparito senza spiegazione. Un annullamento documentato è esattamente la spiegazione che serve.
Come si evita di doverlo fare
- Registra quando il ritiro è chiusoNon quando è programmato. Un ritiro programmato può saltare, uno chiuso no.
- Controlla i doppioniDue registrazioni identiche nello stesso giorno sullo stesso cliente sono quasi sempre un errore.
- Non fare prove sul registro veroSembra ovvio e succede. Le prove si fanno su un ambiente di prova, non sul documento.