La numerazione sembra una formalità e invece è il cuore del registro. È quello che rende impossibile riscrivere il passato, ed è la prima cosa che un controllo guarda dopo le giacenze.
Le tre regole
| Regola | Cosa vuol dire |
|---|---|
| Progressivo e non modificabile | Il numero lo dà il sistema e resta quello |
| Su base annua | Riparte da capo ogni anno, mentre il registro no |
| Riconducibile all'utente | Si sa chi ha creato la registrazione e chi ha fatto le rettifiche, con data e ora |
È l'equivoco più comune. A ripartire è la numerazione delle registrazioni, non il registro: quello resta legato all'unità locale e conserva il suo identificativo. Chi apre un registro nuovo ogni anno sta facendo una cosa che il sistema non prevede.
I buchi nella numerazione
Un numero che manca è una domanda che qualcuno ti farà. Le cause possono essere tecniche e legittime, per esempio un numero bruciato da un conflitto di salvataggio. Il punto è averne traccia: un buco spiegato è un dettaglio, un buco senza spiegazione è un sospetto.
Cosa non si può fare
- Riusare un numero rimasto libero.
- Riscrivere una registrazione già confermata.
- Cancellare una riga per far tornare i conti.
- Rinumerare tutto a fine anno per fare ordine.
Perché su un foglio di calcolo non regge
Perché in un foglio il numero è solo un testo in una cella: si cambia, si cancella, si sposta. Nessuno saprà mai che al numero 118 c'era qualcos'altro. Il registro digitale invece deve conservare la storia, e quella storia è esattamente ciò che si chiede a chi tiene un registro.