La paura del controllo nasce dall'idea che si guardi tutto. Non funziona così, e sapere come funziona davvero aiuta a prepararsi in modo utile invece che ansioso.
I cinque controlli tipici
| Controllo | Cosa cercano |
|---|---|
| Incrocio formulari e registro | Un documento che non compare fra le registrazioni |
| Continuità | Periodi vuoti che non tornano con l'attività dell'azienda |
| Giacenze | Quello che risulta a registro contro quello che c'è in piazzale |
| Codici | Classificazioni incoerenti con il ciclo produttivo |
| Termini | Annotazioni fatte fuori dai tempi previsti |
Il piazzale parla prima del registro
In molti controlli si guarda prima cosa c'è in azienda e poi si va a cercarlo nel registro. Un fusto in un angolo che non compare da nessuna parte è più eloquente di dieci pagine di scritture.
Cosa fare prima, non il giorno stesso
- Fai tu l'incrocio, una volta al meseCinque formulari a caso cercati nel registro, e cinque scarichi cercati fra i documenti. Dieci minuti.
- Guarda le giacenzeCodice per codice. Se un numero è negativo o assurdo, trovalo adesso.
- Tieni i codici motivatiUna pagina per codice che spiega la scelta. È la risposta alla domanda più difficile.
- Fai provare la stampa a qualcun altroSe solo una persona sa produrre il registro, il giorno che non c'è sei scoperto.
Cosa non fare durante il controllo
- Compilare registrazioni mancanti mentre qualcuno guarda.
- Inventare una data o una spiegazione.
- Discutere su una lacuna evidente invece di riconoscerla.
- Dire che il registro lo tiene il consulente: l'obbligo è dell'impresa.
Una lacuna riconosciuta pesa meno
Se manca una registrazione, la cosa da dire è che manca. Coprirla male è quello che trasforma un rilievo su una riga in un dubbio su tutto il registro. E il dubbio su tutto il registro è quello che fa allargare il controllo.