Il problema del controllo non è quasi mai il contenuto del registro. È che nessuno dei presenti sa aprirlo. Quella scena, ripetuta, diventa una contestazione di mancata esibizione.
Cosa deve essere disponibile
- Il registro dell'unità locale, consultabile per il periodo richiesto.
- I formulari relativi ai movimenti, con gli esiti.
- Le autorizzazioni proprie, se gestisci un impianto.
- Gli estremi dell'iscrizione all'Albo e al RENTRI.
Il registro sta all'unità locale
È un punto che con il digitale viene dimenticato: il registro è riferito a quella sede. Non basta che esista da qualche parte nel cloud dell'azienda. Chi lavora lì deve poterlo consultare da lì.
Le tre cose da preparare prima
- Due persone con l'accessoSe solo il titolare può entrare, il giorno che non c'è sei scoperto.
- Una procedura scritta di una paginaCome si apre, come si filtra per periodo, come si stampa. Attaccata vicino al computer, non in una cartella.
- Una prova ogni tantoFai stampare il registro dell'ultimo trimestre a chi normalmente non lo fa. Se ci riesce, sei a posto.
Cosa guardano davvero
| Controllo | Cosa cercano |
|---|---|
| Completezza | Movimenti mancanti, periodi vuoti che non tornano con l'attività |
| Termini | Annotazioni fatte fuori dai tempi previsti |
| Coerenza | Registro contro formulari contro giacenze |
| Codici | Classificazioni che non stanno in piedi rispetto all'attività |
Se manca qualcosa
Non improvvisare. Non si compila un registro davanti a chi controlla, e non si inventa una data. Se un movimento non è stato annotato, la cosa da dire è che non è stato annotato. Una lacuna riconosciuta è una cosa; una lacuna coperta male è un'altra, e viene sempre fuori.