La domanda arriva sempre quando lo scaffale è pieno. La risposta è semplice, ma il punto da cui si contano gli anni no.
I termini
| Documento | Quanto | Da quando |
|---|---|---|
| Registro di carico e scarico | Tre anni | Dalla data dell'ultima registrazione |
| Formulari | Tre anni | La norma non fissa una decorrenza espressa: si conta prudenzialmente dalla copia più recente del ciclo, cioè da quella che torna dal destinatario |
È il dettaglio che cambia i conti. Un registro usato per quattro anni si conserva per tre anni dopo l'ultima riga, non dopo la prima. In pratica un registro attivo si tiene sempre, e i tre anni cominciano quando smetti di usarlo.
Cosa vuol dire conservare in digitale
Non significa avere i PDF in una cartella del computer del titolare. La conservazione digitale segue le regole del Codice dell'amministrazione digitale: i documenti devono restare leggibili, integri e reperibili per tutto il periodo. Per i soggetti privati non c'è obbligo di rivolgersi a un conservatore accreditato, il che rende la cosa meno costosa di come viene raccontata.
Il rischio vero
- Il computer che si rompe e non c'era una copia.
- Il fornitore che chiudi e ti porta via l'accesso ai dati.
- Il file che non si apre più perché il formato è morto.
- Il collaboratore che se ne va con l'unica password.
Sono tutti modi diversi di perdere documenti che per legge devi avere. Un backup che qualcuno controlla ogni tanto vale più di qualsiasi discussione sulla forma della conservazione.
Cosa chiedere al fornitore di software
- Posso esportare tuttoIn un formato che si legge anche senza il loro programma.
- Dove stanno i datiE chi altro può accedervi.
- Cosa succede se smettoI documenti devono restare tuoi anche il giorno dopo la disdetta.
- Ogni quanto c'è un backupE ogni quanto viene provato che si può ripristinare davvero.