Nessuno ci pensa finché non serve. Poi il fornitore alza il prezzo, o chiude, o il rapporto finisce male, e ci si accorge che tre anni di registro stanno in un posto a cui non si ha più accesso.
Le quattro domande da fare prima di firmare
- Posso esportare tutto, quando voglio?Senza chiedere, senza costi aggiuntivi, senza aspettare un tecnico.
- In che formato?Qualcosa che si legge anche senza il loro programma. Un formato aperto, non un file che apre solo il loro software.
- Cosa succede se smetto?Per quanto tempo posso ancora scaricare i dati dopo la disdetta.
- Dove stanno i dati e chi li vede?È una domanda che vale anche per il lato privacy, non solo per la continuità.
Se un fornitore esita su queste quattro domande, hai già la risposta. La possibilità di andartene con i tuoi dati non è una richiesta aggressiva: è la normalità.
Cosa esportare, e ogni quanto
| Cosa | Ogni quanto |
|---|---|
| Registro nel formato ministeriale | A chiusura d'anno, e prima di ogni cambio fornitore |
| Formulari con gli esiti | Periodicamente, insieme al registro |
| Anagrafiche clienti e impianti | Una volta l'anno, è il lavoro che costa di più da rifare |
| Analisi e documenti allegati | Quando cambiano |
| File XML per la conservazione | Il RENTRI ha la funzione Export per conservazione: genera un XML con le registrazioni non ancora esportate, da firmare e portare in conservazione |
Dove tenere la copia
Non nello stesso posto del sistema che stai copiando. Una copia sul computer dell'ufficio non protegge da un ufficio che va a fuoco, e una copia nello stesso cloud non protegge da un account che si perde. Due posti diversi, e ogni tanto qualcuno che verifica che il file si apra davvero.
Il cambio di software
Cambiare gestionale non obbliga a ricopiare lo storico dentro il nuovo. Quello che serve è portare avanti giacenze, anagrafiche e codici, e conservare il vecchio registro per il periodo previsto. Chi promette la migrazione totale di dieci anni di storia sta vendendo un lavoro che non ti serve.