La paura è sempre la stessa: lasciare scoperto un pezzo di storia. In realtà il rischio vero non è il passato, è il periodo di sovrapposizione in cui si registra un po' di qua e un po' di là.
Cosa si porta e cosa no
| Dato | Si porta? | Perché |
|---|---|---|
| Giacenze aperte per codice | Sì | Senza, i conti non torneranno mai |
| Anagrafiche clienti e impianti | Sì | È il lavoro che rende veloce tutto il resto |
| Codici che movimenti | Sì | Con stato fisico e unità di misura |
| Movimenti degli anni passati | No | Si conservano, non si ricopiano |
| Formulari vecchi | No | Si archiviano così come sono |
Il pericolo è la sovrapposizione
Tenere il vecchio registro aperto per sicurezza sembra prudente e invece è la causa numero uno dei pasticci: dopo un mese nessuno sa più quale dei due è quello buono. Una data, un taglio netto, e da lì si registra in un posto solo.
I passi in ordine
- Chiudi il vecchio registroAlla data da cui decorre l'obbligo di registro digitale per la tua finestra di iscrizione. Da lì in poi non ci si scrive più.
- Fotografa le giacenzePer codice e per unità locale. È il numero da cui riparte tutto.
- Carica anagrafiche e codiciClienti, punti di ritiro, impianti, con i dati fiscali giusti.
- Registra il primo movimentoNel digitale, nei termini. Il primo mese è quello in cui si prende l'abitudine.
- Conserva il vecchioTre anni dalla data dell'ultima registrazione. Non si butta il giorno del passaggio.
Il primo mese è quello che conta
Non per il sistema, per le persone. Registrare quando il lavoro succede invece che a fine mese è un cambio di abitudine, non di software. Se nel primo mese si torna al foglio, il passaggio non è avvenuto: è stato solo rimandato.